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電子郵件格式怎么寫?

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電子郵箱格式怎么寫?編寫正式的電子郵件似乎是一項艱巨的任務,因為電子郵件經常用于個人和非正式目的。如果您需要向教師,老板,業務聯系人,政府機構或其他需要正式的收件人發送電子郵件,請遵循一些簡單的指導原則。讓您的信息清晰明了,并遵循對風格,語氣和格式的期望。最后,在發送之前校對并查看電子郵件的內容。

如何寫電子郵件,電子郵件格式怎么寫?

方式1:電子郵件格式化

1.使用專業的電子郵件地址。理想情況下,電子郵件地址應該是機構名稱或姓名的變體,而不是用戶名或昵稱。如果可以,請使用句號,連字符或下劃線,而無需額外的數字或字母。

例如,[email protected]似乎不專業。然而,[email protected]是合適的。

2.堅持專業的字體。大多數電子郵件服務現在允許您使用各種字體和文本樣式進行編寫。但是,對于正式的電子郵件,保持保守,使用微軟雅黑等字體,避免使用華文行楷等裝飾字體。另外:以易讀的字體大小編寫電子郵件,例如12到14像素等字體大小。避免使用斜體,突出顯示或多色字體等特殊樣式。不要全部使用粗體,因為這看起來很別扭。

3.使用簡短準確的主題。使用主題行中的關鍵字,只需幾句話就可以準確地說明您所撰寫的內容。這有助于確保讀者不會忽略您的電子郵件,因為主題行缺失,過于含糊,或暗示電子郵件不重要。諸如“快速問題”,“聯系您”或“關于重要事項的電子郵件”等主題過于模糊或明顯無用。

方式2:包含你的信息

1.使用適當的稱呼。始終打開一封致敬的正式電子郵件。通過名稱(如果已知)尋址收件人是首選。包括姓名(先生,夫人,女士,博士等)的姓氏,后跟逗號或冒號。如果你愿意,你可以在稱呼之前加上“親愛的……”。[3]

如果您不知道您要寫的人的姓名,請使用“親愛的先生/女士”,“尊敬的先生或女士”或“可能關注的人”等稱呼。

不要使用“你好”,“嘿”,“嗨”或其他非正式的稱呼。

2.在第一段介紹自己(如有必要)。如果您正在寫一個與您沒有現成關系的人,例如新客戶,招聘經理或政府官員,請告訴他們您是誰以及您為什么寫作。在您的電子郵件的第一句或第二句中執行此操作。

例如,在寫信給潛在雇主時,您可能會說:“我的名字是XXX。我正在申請XXX上列出的行政助理職位。”

3.優先考慮最重要的信息。一旦你介紹了自己以及你寫作的一般原因,你就可以跟進你的電子郵件正文。將最重要的內容放在頂部附近。這會尊重您的收件人的時間,并使您的電子郵件的目的明確。

例如,在寫信給政府官員時,您可以先說:“我的名字是XXX。我從XX縣政府網站上獲得了您的電子郵件地址。我寫信是為了對2019年1月20日收到的引文提出質疑。“

4.達到目的。對于正式的電子郵件,只要你有禮貌就可以直接發送。在灌木叢周圍毆打只會失去你的讀者,并使你更難弄清楚你想要什么或需要什么。例如,在給教授寫信時,不要浪費空間和不必要的填充。

5.保持簡短。電子郵件的長度沒有設定。但是,最好將電子郵件保留一個屏幕長度。如果您的電子郵件相對冗長,請將其分解為短段。在每個段落之間插入換行符而不是縮進。

6使用正式語言。由于正式的電子郵件是為專業環境編寫的,因此您需要給人留下好印象,使用完整的句子和禮貌的措辭。避免使用地方語,不必要的收縮,表情符號,笑話等。

7使用適當的關閉形式。與稱呼一樣,正式電子郵件中可以接受各種關閉。確保跟進您的全名和職稱或其他簽名。潛在關閉的例子包括:“此致,”“親切地說,”“尊敬,”“最好,”“你的學生,”

方式3:準備發送

1包括必要的附件。如果您需要包含任何附件,請務必在電子郵件正文中提及它們,以便讓收件人知道它們已包含在內。通過嘗試保持附件數量及其文件大小,以及使用常見或廣泛兼容的文件類型來保持禮貌。

例如,包括一條說明,例如“附上我的簡歷和投資組合的副本,PDF格式”。

2.校對內容,拼寫和語法的消息。不要只依靠您的電子郵件服務的拼寫或語法檢查。閱讀您的電子郵件或要求某人校對來捕捉任何拼寫錯誤,錯誤或不清楚的短語。

3.確保電子郵件不包含任何敏感信息。請記住,電子郵件不是一個安全的通信系統。請記住,電子郵件服務器可能被黑客入侵,或者您的收件人可能有意或無意地共享您不想泄露的信息。避免在電子郵件中包含密碼,帳號和機密信息等內容。

來源:本文由思享SEO博客原創撰寫,歡迎分享本文,轉載請保留出處和鏈接!
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